Sikker arkivering og god dokumentfangst

Public 360° er en komplett NOARK5-godkjent løsning. Med Public 360° som arkivkjerne får kommunen en fleksibel og velprøvd arkivløsning som gjør at bevaringsverdig dokumentasjon sikres for fremtiden, og som også fanger opp dokumenter fra virksomhetens fagsystemer. Public 360° sørger for journalføring og arkivering av e-post, korrespondanse og andre saksdokumenter i henhold til lovpålagte krav.

Elektronisk saksgang og automatiserte prosesser
Public 360° gjør hverdagen enklere gjennom digitalisering og automatisering av prosesser knyttet til saksbehandling. Løsningen støtter hele saksforløpet og arbeidsflyten mellom saksbehandlerne og andre involverte i organisasjonen. Med elektronisk journalisering av saks- og dokumentopplysninger har saksbehandler alltid oversikt over all saksdata og kan enkelt søke frem ønsket informasjon. 360° kobles enkelt til internettbaserte tjenester slik at mottak og registrering av søknader og henvendelser kan automatiseres og saksgang igangsettes.

God saksstyring og bedre service

Som digital styringsreol er Public 360° et viktig verktøy for at brukere og ledelse skal kunne oppnå bedre saksstyring, oppfølging og overblikk og dermed kunne øke effektivitet og kvalitet i saksbehandling og serviceytelse. Styringsreolen legger til rette for implementering av Lean prosesser for saksbehandling og gir brukerne en god oversikt over status og fremdrift på saksporteføljen.

Åpen forvaltning

Public 360° skaper en mer åpen forvaltning og god innbyggerdialog gjennom tilrettelegging av selvbetjeningsløsninger og publisering av søkbare postlister, saksjournaler, møtedokumenter og vedtak på internett. Public 360° oppfyller de strengeste krav til sporbarhet, autentisering, autorisasjon og logging ved håndtering av personsensitiv informasjon.

Et verktøy for politikere

Med Public 360° får politikere og ansatte et verktøy for forberedelse og distribusjon av saksdokumenter, planlegging av møter og dagsorden, produksjon av protokoller og vedtaksdokumenter, og som holder orden på oppmøte og deltakelse. For medlemmer av styrer, råd og utvalg tilbyr Public 360° en effektiv, miljøvennlig løsning for papirløs håndtering av møtedokumenter basert på Microsoft OneNote. Public 360° er også et verktøy som bistår med oppfølging og realisering av handlingsplaner og politiske vedtak.

Noen løsningsområder for Public 360° i kommunal sektor:

• Journalføring og arkivering av e-post, korrespondanse og andre saksdokumenter i henhold til lovpålagte krav (NOARK5 Sak/Arkiv)
• Generell dokumenthåndtering - lagring, gjenfinning og arkivering av ikke journalpliktige dokumenter
• “Arkivserver” for fagsystemer i og utenfor sikker sone (NOARK 5 arkivkjerne)
• Elektronisk saksgang – elektronisk distribusjon av saker, dokumenter og oppgaver
• Møte og Utvalgsadministrasjon - politisk saksbehandling
• Verktøy for Lean Saksbehandling - styring og kontroll av saksbehandlingsprosesser
• Plan- og byggesakshåndtering med GIS og GAB-integrasjon
• Ledelsesrapportering - status og trender for saksbehandlingen
• Modul for oppfølging av politiske vedtak
• Publisering av offentlig informasjon til internett – journaler og dokumenter
• Automatisering av interne og eksterne høringsprosesser
• Håndtering av personsensitive dokumenter i sikker sone
• Automatisert lagring og journalføring av elektroniske skjema
• “Min side” – publikumstilgang til egne saker
• Arkivhåndtering – restansekontroll – kassasjon – avlevering - avgradering
• Tilgang til saker og dokumenter fra CRM/Servicetorg
• Integrert arkivering fra prosjekt- og samhandlingsrom
• Offline tilgang til saker og dokumenter for de ansatte
• Dokument- og saksbehandling i HR (ansettelsessaker, personalmapper)
• Håndtering av elevmapper og elevsaker
• Håndtering av styrende dokumenter og prosedyrer – revidering og publisering
• Kontraktshåndtering
• Dokumenthåndtering i innkjøpsprosesser
• Søk i arkivet tilgjengelig fra “søkesenter” (FAST, InfoFinder o. a) og fra Intranett
• Arkivering av tegninger og andre dokumenter med behov for revisjonsstyring