Bakgrunn

 Hemnesberget omsorgstjeneste (HOM) har de senere år slitt med høyt sykefravær, lite kvalifiserte vikarer og et betydelig ovetidsforbruk. Enheten hadde ved årets start 51,81 årsverk delt på 82 fast ansatte. Vi visste at enheten hadde mange som jobbet ufrivillig deltid, men ikke eksakte dataljer om omfanget. Hva om de ansatte som jobber ufrivillig deltid tilbys større stilling i fast turnus på tvers av avdelingene? Altså kjent arbeidstid men ukjent arbeidssted! Slik økes grunnbemanningen, det leies inn mindre vikarer og brukes mindre overtid. Enhetsleder tok idèen om et prosjekt med til rådmann Amund Eriksen. Han likte idèen. Kommuneadministrasjonen har de siste år jobbet med ufrivillig deltidsproblemet uten å knekke koden. Kan dette være måten å komme problemet noe til livs på? Det ble satt ned en prosjektgruppe bestående av ledere og tillitsvalgte i enheten.

 

Prosjekt «Redusert sykefravær og uønsket deltid – økt grunnbemanning i Hemnesberget omsorgstjeneste»

 Sammenfattet beskrivelse av prosjektet:

 

Hovedmål:

1. Redusere omfanget ufrivillig deltid

2. Forebygge og redusere sykefravær

3. Redusere bruk av overtid

4. Forutsigbarhet for arbeidstakerne

 

Delmål:

1. Økt tverrfaglig kompetanse

2. Styrket samarbeide i enheten

3. Mer fleksibel personalgruppe

4. Bedre ressursutnyttelse

5. Spennende og varierende arbeidshverdag.

1. Øke grunnbemanningen i enheten på tvers av avdelingene, og slik bemanne for forventet fravær.

2. Tilby økning av stilling ved at ansatte jobber mer enn hver tredje helg.

3. Tilrettelegge for at ansatte kan jobbe i flere avdelinger, kombinere stillinger.

 

Hvilken kunnskap gir prosjektet oss?

1. Arbeidsgiver får kunnskap om arbeidsstokken, detaljer om problemet ufrivillig deltid og hvordan arbeidsgiver og arbeidstakere kan møtes i en best mulig løsning for å redusere omfanget ufrivillig deltid. Er omfanget så stort som vi tror? Kan prosjektets tiltak føre til permanente gode ordninger?

2. Har ansatte realistisk innsikt i hvor mye de klarer å jobbe, eller viser det seg at de ønsker mindre stilling etter prosjektperioden enn før prosjektet startet?

3. De ansatte som jobber i prosjektet får en unik og bred kompetanse om hele enheten, alle avdelinger og fagområder. Vil dette bidra til trygghet og trivsel for både ansatte og pasienter?

4. Hvor gode er fagfolk på å samarbeide på tvers av avdelinger og hva vil kunnskap om helheten gjøre med de ansattes holdninger og respekt for kollegaer?

Startstatus

Det ble gjort et grundig forarbeide med kartlegging, samt informasjon om sykefravær, vikar- og overtidsbruk.  For å komme fram til de riktige detaljene, ble det kjørt spørreundersøkelse blant alle ansatte (100% oppslutning) og intervju. Det viste seg at færre jobber uønsket deltid enn vi trodde, og færre av disse ønsker 100% stilling enn vi trodde. I 2011 jobbet deltidsansatte 5,8 årsverk merarbeid og i tillegg leide vi inn 5,7 årsverk vikarer. Av dette en betydelig mengde overtidsarbeid. Dette viser klart at kommunens omsorgstjeneste ikke  tar høyde for fravær, og at mange vikarvakter blir veldig dyre. Tanken med prosjektet er å øke grunnbemanningen noe, for å være bedre forberedt til fraværet vi vet kommer. Det gir godt kvalifiserte "vikarer", forutsigbar arbeidstid, formaliserte arbeidsforhold og en betydelig reduksjon av ufrivillig deltid. Dette håper vi også skal medføre flere hender uten økte utgifter (bedre ressursutnyttelse), tidligere tilbake etter sykefravær, styrket samarbeide og økt tverrfaglig kompetanse, mer fleksibel arbeidsgruppe og spennende og varierende arbeidshverdag.

Ved prosjektstart har enheten 32 ansatte som jobber ufrivillig deltid. Målet er at 15 færre ansatte skal jobbe ufrivillig deltid etter ett år, og ytterligere 5 etter andre året.

Sykefraværet i enheten har vært og er høyt:

HOM

2008

2009

2010

2011

Fravær i %

10,0

9,4

12,9

11,8

 

Håpet er at prosjektet også skal bidra til å senke sykefraværet noe.

Arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner i godt samarbeid

Det er informert om prosjektet i politisk utvalg og ledelse, og prosjektet har full støtte. Arbeidstakerorganisasjonene har vært aktive og bidratt meget positivt i prosjektarbeidet, blant annet ved å arrangere informasjonsmøte og deltatt aktivt i prosjektgruppen.

20 ansatte har meldt sin interesse for å delta i prosjektet, 15 er tatt med fra oppstart 14.05. Grunnbemanningen økes med 3,5 årsverk.  Prosjektets forarbeid har vært grundig, og alle bevegelser er samlet i et "levende" dokument og skal kunne brukes i de to øvrige omsorgsenhetene når de etter hvert hekter seg på. Prosjektet bør også kunne ha en overføringsverdi til hvilken som helst virksomhet for øvrig. Prosjektet har allerede skapt stor interesse utover enheten. Det har vist seg svært arbeidssomt å administrere og legge til rette for å komme i gang, men dette håper vi endres etter hvert. Etter 6, 12 og 24 måneder skal prosjektet evalueres. Avslutningsvis med den samme spørreundersøkelsen som ble gjort i forkant. Har vi nådd ett eller flere av målene?

Begeistede og forventningsfulle ansatte

Forprosjektet har vært krevende og arbeidsomt, men samtidig et løft for enheten. Det har vist seg å bli det beste HMS-tiltak som er iverksatt på lang tid. Ansatte tente på idèen umiddelbart. Forventning og begeistring har preget personalgruppene og nå er vi veldig klar for å komme i gang. Selvfølgelig er også noen skeptiske og det er flere som ikke ønsker å delta. Det er delvfølgelig helt i orden.

Økonomi

Prosjektet er i første rekke planlagt for ett år, med mulighet for utvidelse til to år. Det er tatt høyde for at prosjektet drives innen enhetens budsjettrammer. Det er allikevel søkt om tilskudd fra Klp, Arbeidsdepartementet, NAV, Norsk sykepleierforbund v/lokallaget og Fagforbundet v/lokallaget. Fagforbundet Hemnes svarte umiddelbart med et tilsagn på 25 000 til opplæring av de prosjekttilsatte!

 

Med hilsen

Kari Brendås Lillebjerka

Enhetsleder/prosjektleder